コンテンツチェック時に必ず使う?~Wordで修正履歴を残す方法~ コンテンツを書く時にMicrosoft OfficeのWordを使用する方は多くいらっしゃるかと思います。 皆さんが普段使用しているWordには【校閲】機能が付いているのをご存知ですか?

※MS Word2010を使用
コンテンツを書く時にWord【校閲】機能を使わない手はありません。 ここでご紹介するWordの機能は、文章の最終チェックを行う時に大変便利な機能です。 誤字脱字などをチェックする機能ではありませんが、覚えておいて損はないはずです。

1.変更履歴を残す

Wordでは変更履歴を残すことが可能です、作成したコンテンツをチェックする時に「前の文章に戻したい」「修正前、修正後を提示したい」そういった時に便利な機能です。 簡単に言えば、修正した箇所がすぐに分かるようになる機能です。 設定方法はとても簡単です。 以前私が書いた『「読みやすく、分かりやすい」コンテンツを書くコツとは?』のWordファイルを使って、お伝えいたします。
Wordを開き、 ①【校閲タブ】をクリック ②【変更履歴の記録】をクリック この2つの作業だけで修正前後を見比べることができます。 例えば作成したコンテンツの文章を一部変更します。
【変更前】
【変更後】
変更履歴をONにしたままでWord上の文章を一部変更してみました。 付け加えた文章は赤字になり、削除した箇所は赤字で取り消し線が付いたので、変更箇所が一目瞭然です。 このままでは読みづらいという方は別の表示方法をお試しください。変更方法は、まず【変更履歴ウィンドウ】をクリック
そうすると左の方に変更履歴一覧が表示されますので、削除した文章、挿入した文章をまとめて確認できます。
ユーザー1と書かれた箇所は変更者の名前です。このように変更者の名前も出るようになっているので、複数人で読み回した時も便利です。 他にも表示方法が用意されています。たとえば【変更履歴とコメントの表示】タブの【変更履歴を吹き出しに表示】をクリック
削除やフォントの変更など、変更履歴が吹き出しで確認することができます。 個人的にはこの方法の方が一番分かりやすいかと思っています。 全ての修正が完了したら【最終版】をクリック
そうすることで修正を反映させた最終版を確認することができます。

2.文章の比較

2つの文章を見比べたいという時にもWordには便利な機能があります。
同じく校閲タブの箇所に比較という項目があります。 比較タブをクリックすると・・。
上記のポップアップが出てきます。 こちらは2種類のファイルを比較することが可能な機能です。 それぞれ比較したいWordを選択し、開きます。 そうすると・・。 それぞれのWordを比較することが可能です。
反映後の文言もチェックすることが出来るので「比べながらチェックを行いたい」という方に最適な機能だと言えるのではないでしょうか。 是非使ってみてください。

まとめ

コンテンツの最終チェックを行っていると「元の文章に戻したい」「修正後、修正前の比較がしたい」ということが多々起こるかと思います。 Wordにはコンテンツ作成を行う中で大変便利な機能です。使わない手はありません。 コンテンツの最終チェックにお悩みの方は是非【校閲】機能を取り入れ、コンテンツのチェックをスムーズに行いましょう。
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